Der Einstieg in das Firmenbuch – was Sie über das Firmenbuch wissen sollten

Egal, ob Sie ein Unternehmen gründen wollen oder bereits ein Unternehmen haben und sich über Ihre potenziellen Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner informieren möchten, ist es ratsam, sich mit dem Firmenbuch auseinanderzusetzen.

Der Sinn und Zweck des Firmenbuches

Das Firmenbuch ist ein öffentliches Verzeichnis, welches von den Landesgerichten elektronisch geführt wird. Es besteht aus dem Hauptbuch und der Urkundensammlung. Im Hauptbuch findet man die Firmenbucheintragungen (z.B. die Firma, die Firmenbuchnummer). Die Urkundensammlung enthält alle mit der Firmenbucheintragung eingereichten Urkunden (z.B. den Gesellschaftsvertrag, die Bilanz).
Sinn und Zweck des Firmenbuchs ist es, relevante Tatsachen und Informationen über Unternehmen offenzulegen, die nach unternehmerischen Vorschriften einzutragen sind. Jeder kann in das Firmenbuch einsehen (online, bei Gericht oder bei einem Notar) und Firmenbuchauszüge erwerben.

Wer wird im Firmenbuch eingetragen?

Das Firmenbuchgesetz sieht für gewisse Rechtsträger eine verpflichtende Eintragung vor. Durch die Eintragung entsteht die Gesellschaft. Unter anderem sind alle österreichischen Kapitalgesellschaften – das sind Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) und Aktiengesellschaften (AG) – Personengesellschaften – das sind Offene Gesellschaften (OG) und Kommanditgesellschaften (KG) – und Genossenschaften verpflichtend im Firmenbuch einzutragen.

Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmer können sich freiwillig ins Firmenbuch eintragen lassen. Sie sind nur dann zur Eintragung verpflichtet, wenn sie in zwei aufeinanderfolgenden Jahren einen Umsatz von jeweils über 700.000 Euro oder in einem Jahr einen Umsatz von über 1.000.000 Euro erzielt haben.

Jedes Unternehmen, welches im Firmenbuch eingetragen wird, erhält eine sogenannte Firmenbuchnummer, die aus maximal sechs Ziffern und einem Prüfbuchstaben besteht. Diese bleibt für das jeweilige Unternehmen immer dieselbe. Die Firmenbuchnummer ist für jede Eintragung oder Änderung im Firmenbuch anzugeben und bleibt auch nach der Löschung des Unternehmens bestehen, sodass auch die Möglichkeit besteht, historische Firmenbuchauszüge zu ziehen.

Informationen, die das Firmenbuch bietet

Je nach Unternehmensform sind verschiedene Informationen im Firmenbuch zu finden. Es ist hierbei zwischen den Informationen zu unterscheiden, die jeder im Firmenbuch einzutragen hat (z.B. Firma, Rechtsform, Firmenbuchnummer, Sitz und Geschäftsanschrift) und jene die nur für bestimmte Rechtsformen oder natürliche Personen verpflichtend einzutragen sind (z.B. Höhe des Grund- oder Stammkapitals bei AG und GmbH, Name, Geburtstag und Adresse von natürlichen Personen).

Firmenbuchanmeldung

Unternehmen bzw. ihre Vertreterinnen und Vertretern müssen alle Informationen, die im Firmenbuch eingetragen werden sollen, beim Firmenbuchgericht anmelden. Es werden keine Eintragungen von Amts wegen im Firmenbuch gemacht. Man spricht daher auch vom Antragsprinzip. Es gibt jedoch ein paar Ausnahmen von diesem Prinzip, beispielsweise kann das Firmenbuchgericht von sich aus unzulässige Firmenbucheintragungen löschen oder Schreibfehler oder andere offenkundigen Unrichtigkeiten ausbessern.

Die Unternehmen sind prinzipiell dazu verpflichtet für die Richtigkeit der Informationen im Firmenbuch zu sorgen. Sollte sich an den Gegebenheiten daher etwas ändern, müssen sie diese Änderungen beim Firmenbuchgericht einreichen. Bei Unterlassung droht eine Geldstrafe bis zu 3.600 Euro.